انتبه..فخان تقع فيهما خلال العمل من المنزل!
– (د ب أ) – أجبرت الجائحة العديد من موظفي الأعمال المكتبية للتحول إلى العمل عن بعد في غضون فترة قصيرة للغاية والكثيرون منهم لم يعد بعد من حينها. وبشكل كبير تأقلموا مع هذا العالم الجديد بشكل جيد، ولكن بعض الأجزاء يظل يمكن تحسينها.
يتلقى استشاري الإدارة وخبير الكفاءة يورجن كورتس تعقيبات مستمرة بشأن ما يسير بسلاسة وما لا يسير بسلاسة ويدرج فخين شائعين يعرقلان فرق العمل عن أن يكونوا في أفضل حال لهم:
تخزين الملفات غير المنظم:
قبل أن يبدأ الكثير من الأشخاص العمل من المنزل، كانت أغلب بياناتهم الخاصة بالعمل تخزن داخل الشركة وغالبا في خادم ملفات مركزي. غير أنه حتى مع هذا الوسيلة، بحسب كورتس، عادة ما كان الموظفون يهدرون الكثير من الوقت في البحث عن ملفات البيانات التي يحتاجونها.
والآن تُخزن البيانات بشكل متزايد في سحابة. وهذا له مزاياه الكثيرة ولكن يأتي أيضا بمخاطر عديدة. ويوضح كورتس: “يعمل أعضاء الفريق من جزيرتهم الخاصة”. ويمكن لأي شخص في الجزيرة التواصل مع الآخر وتقاسم المعلومات ولكن أي شخص خارج الجزيرة لا يعلم ماذا يجري.
وعندما يخزن أعضاء الفريق ملفات على أجهزة الحاسوب المحمول “اللاب توب” خاصتهم وليس على السحابة، هناك فرصة أعلى أن غيرهم من الموظفين لن يعلموا عنها.
وبالتالي يقترح كورتس إدخال حلول سحابية فقط ذات هيكل لتخزين الملفات.
ويجب أن تكون القاعدة الأساسية هي تخزين كل البيانات بشكل مركزي قدر المستطاع ويجب إزالة الطابع المركزي عنها حتما عند الضرورة فقط.
الإدارة السيئة للمشاريع:
يقول كورتس: “لم يكن يتم الوفاء بالمواعيد النهائية والتكاليف في أكثر من 90 % من المشاريع قبل الجائحة”. وفيما يعمل الموظفون حاليا من المنزل، لم تصبح الأمور أسهل ويتم قضاء المزيد في الوقت في إدارة المشروع، بحسب الخبير.
ومن الجيد الاتفاق على قواعد مشتركة لتوثيق النتائج وكذلك أداة مشتركة للتعاون وإدارة المشروع. ويضيف كورتس: “التقليل الرقمي هو المبدأ التوجيهي الرئيسي هنا”.
والتقليل الرقمي هو فلسفة لاستخدام التكنولوجيا مبنية على أن تقوم بتركيز وقت الإنترنت عندك على أنشطة قليلة ومُحَسّنة ومختارة بعناية تخدم الجوانب ذات القيمة لديك.
