يوسف القبلان: التواصل داخل المنظمة
تستخدم بعض المنظمات وخاصة من القطاع الخاص أسلوب الاجتماعات الصباحية المبكرة لتبادل الأفكار والمتابعة والتعريف بالمنجزات والمستجدات وخطط العمل اليومية. هذا الاجتماع مهم ومفيد على مستوى الإدارات العليا وعلى مستوى الإدارات والأقسام التنفيذية وهو اجتماع مدته قصيرة مع إيجابيات كثيرة ومنها تعزيز العلاقات الرسمية وغير الرسمية وتحفيز الطاقات وتنمية العمل الجماعي وتحقيق التنسيق من خلال التواصل المستمر. تطرق إلى هذا الموضوع من خلال تجربة عملية مؤلف كتاب (3 دقائق تدريب) السيد إيتو مامورو، وهو مؤسس ومدير تنفيذي لأشهر شركة تدريب في اليابان، ويصفه البعض بأنه عراب التدريب في اليابان.
يقدم في هذا الكتاب نصائح للمديرين لا يتطلب تطبيقها غير ثلاث دقائق للتفكير والتحدث إلى الموظفين. الكتاب صادر عن الدرر الأدبية للنشر والتوزيع. يشير المؤلف في مقدمة الكتاب إلى أن أصل التدريب في ثلاث دقائق يرجع إلى تجارب أجريت لأول مرة عام 2003 في الشركة التي يعمل فيها المؤلف. كان هناك اجتماعات صباحية يومية وبعد الاجتماعات يقسم المدربون أنفسهم إلى ثنائيات ويتناوبون في تدريب بعضهم بعضا. وفي التجربة التي يعرضها المؤلف المشار إليه كان الحديث في هذه الاجتماعات يتطرق إلى الخطط اليومية ومراجعة الأهداف.
بعد ستة أشهر على هذه التجربة بدأت تظهر النتائج وكان من ضمنها حسب تعبير المؤلف:
* أصبح ترتيب أولويات العمل واضحا.
* تغيرت الكيفية التي يستغل بها الناس فترتهم الصباحية.
* باتت الأمور واضحة إلى درجة مدهشة بعد الاجتماعات القصيرة غير الرسمية التي جرت والجميع واقفون.
* أصبح الناس يأتون إلى المكتب في الصباح ولديهم استعداد ذهني للعمل.
إن ثلاث دقائق تدريب يمكن أن تتحقق من خلال الاجتماع الصباحي الذي ينمي العلاقات التعاونية والفهم الأعمق لطبيعة عمل كافة الإدارات. هذا الاجتماع الصباحي القصير جدا هو برأي المؤلف بمثابة الهواء المنعش للموظفين الذي ينعكس على تحسين الأداء وهو ما حدث فعلا حسب المؤلف.
تجربة التدريب الصباحي لمدة ثلاث دقائق كان أساسها تشجيع الموظفين لتفهم عملهم ثم التحدث مع الآخرين ويتيح لهم كتابة ما يريدون عمله في الصباح وذكر ما يتحقق إنجازه بنهاية ساعات العمل. تطورت التجربة إلى تدريب الموظفين بعضهم لبعض في أي وقت متى ما شعروا بالحاجة لذلك. الاجتماع الصباحي والتواصل المستمر بشكل عام داخل المنظمة على مستوى الإدارة العليا والأقسام يستحق التجربة لما يتضمنه من إيجابيات مهنية ومعنوية تساهم في إيجاد بيئة عمل يسودها الانسجام والعلاقات التعاونية والوضوح واكتشاف وتنمية المهارات واكتشاف قيادات مستقبلية.
