يحرص الموظفون على أخذ استراحة طويلة من العمل، حتى يتمكنوا من العودة إلى العمل بنشاط، ولكن يجب إجراء بعض الترتيبات للحفاظ على انتظام سير العمل، مع وجود زميل بديل يكمل المهام بسلاسة. في السطور التالية، خطوات ونصائح أساسية يجب اتباعها، قبل أخذ إجازة طويلة من العمل، مستمدة من أخصائية الموارد البشرية لمياء بادغيش.
هام للموظف(ة) قبل أخذ إجازة طويلة إشعار مسبق للمسؤولين: الخطوة الأولى هي إعلام المسؤول في العمل وأخذ الموافقة منه، ثم قسم الموارد البشرية الخاص، من أجل التخطيط وإحضار البديل أثناء فترة الغياب. إعلام الزملاء: إبلاغ الزملاء قبل الذهاب في إجازة طويلة حتمي من أجل إنهاء المهام المشتركة والإعلام بالشخص النائب أو المفوض عنك خلال تلك الفترة حتى لا يُصبح عبء العمل على عاتقهم ويبطئ سير الأداء ويقلل الإنتاجية، إضافة إلى أن إبلاغ فريق العمل بالإجازة يُظهر مدى موثوقيتك وإحساسك بالمسؤولية. إكمال المهام اوإعداد دليل التتبع: كما أسلفنا الذكر، يجب إتمام المهام بالكامل قبل الذهاب في إجازة، فقد لا يكلف الشخص الذين سيحضر أيام الغياب، بالعمل بحسب نفس أسلوب عملك، ما يؤدي إلى تدهور جودة المخرجات. تبعًا لذلك، يُفضل إعداد قائمة أو دليل تتبع يحتوي على النقَاط الهامة في عملك ما يساعد الشخص الآخر في السير على نفس النمط. إخطار العملاء: من المفيد إخطار العملاء المهمين بالإجازة الطويلة، إذا كان البعض منهم يعمل معك بانتظام، مع الإبلاغ بأوقات تواجدك وغيابك ومنحهم
معلومات الاتصال الخاصة بزميل آخر لأي استجابة طارئة. تعيين الرد الآلي: من المهم تعيين رد تلقائي على نظام الاتصال الخاص بك لإعلام أصحاب المصلحة الذين يعتمدون على خدمتك. يتم ذلك من خلال إنشاء نص أو تسجيل مقطع صوتي لإعلام الآخرين بإجازتك مع ذكر تاريخ أو وقت تواجدك بعد الإجازة وتحديد كيفية الوصول إليك في حال الطوارئ، جنبًا إلى جنب إضافة البريد الإلكتروني الخاص بالشخص البديل.
ترتيبات مكتبية من الضروري تنظيف المكتب والإبقاء عليه في وضع مرتب ومنظم، جنبًا إلى جنب ترتيب الأمور الإلكترونية كفرز البريد الإلكتروني وإرسال الهام منه للزملاء، كما إيقاف تشغيل الإشعارات على الهاتف والاحتفاظ بنسخ احتياطية من الملفات الضرورية أو رفعها على أنظمة الحوسبة وحذف الملفات من مجلد التنزيلات وتلك غير الهامة التي قد تسبب التشتت.
